KURUMSAL ELEKTRONİK POSTALARIN İŞVEREN TARAFINDAN DENETLENMESİ 20 Kasım 2020

Günümüzde dijitalleşme ile birlikte yazışmalar çoğunlukla elektronik ortamda gerçekleşmektedir. Özellikle çalışma hayatında kurum içi ve kurum dışı yazışmalar e-posta aracılığıyla sağlanmaktadır. İşveren tarafından çalışanlara bilgisayar ve e-posta adresi tahsis edilerek uygun çalışma ortamları oluşturulmaktadır. Çalışanlar tarafından bu bilgisayar ve e-posta adresleri iş sözleşmesi uyarınca işin ifası için kullanılmakta olup ve fakat işverene ait sayılmaktadır. Bu çerçevede uygulamada işverenlerin yönetim ve denetim hakları kapsamında çalışanların e-posta yazışmalarını denetlediği görülmektedir.

Konuya ilişkin bir Yargıtay kararında işverenin kendisine ait bilgisayar ve e-mail adresleri ile bu adreslere gelen e-postaları her zaman denetleme yetkisinin bulunduğu kabul edilmiştir. Aynı kararda; işverene ait bilgisayarları ve e-mail adreslerini özel yazışmalarda kullanıp işverene hakaret niteliğinde sözler sarf etmenin, işveren açısından İş Kanunu’nun “işverenin haklı nedenle derhal fesih hakkı” başlıklı 25/II maddesi uyarınca haklı fesih nedeni oluşturacağı belirtilmiştir.[1]

Dolayısıyla işverenin, işlerin yürütülmesi için çalışana tahsis ettiği bilgisayar ve e-posta adresi kullanılarak yapılan yazışmaları denetlenebileceği ve bu denetleme neticesinde İş Kanunu’nun 25. maddesinde sayılan hallerden birinin tespit edilmesiyle iş sözleşmesinin haklı nedenle feshedilebileceği öngörülmektedir. Ancak bu denetimin hukuka uygunluğu incelenirken; çalışanların özel hayatının gizliliği, haberleşme hürriyeti ve kişisel verilerinin korunması hakkı göz önüne alınmalıdır.

Bir şirket bünyesinde çalışanların mahremiyete ilişkin yazışmalar içeren kurumsal e-posta hesaplarının işveren tarafından incelenmesi sonucu özel hayatın gizliliğinin ihlal edildiği iddiasına ilişkin olarak Anayasa Mahkemesi’ne (“AYM”) yapılan bireysel başvuru sonucu verilen kararda; Avrupa İnsan Hakları Mahkemesi içtihatları dikkate alınarak mesleki hayat çerçevesinde yürütülen faaliyetlerin özel hayat kavramı dışında tutulamayacağı belirtilmiştir. Kararın devamında; iş sözleşmesi gereğince tarafların birtakım sorumluluklar altına girdiği ifade edilmiş ve iş yerindeki huzur ve güvenin sağlanması için işveren tarafından çalışma saatleri içinde çalışanların bazı haklarının kısıtlanabilmesinin ve belirlenen çalışma düzeninin gerçekleşebilmesi için çalışanların bazı kurallara uymak zorunda bırakılmalarının mümkün olduğu kabul edilmiştir. Ancak bu karara göre;

“Bu tür kısıtlayıcı ve belirlenen özel kurallara uyulmasını zorlayıcı nitelikteki hususların çalışanların temel haklarının özünü zedeleyici nitelikte olmaması, imza altına alınan iş sözleşmelerinde bu hususların açık bir şekilde yer alması ve çalışanların bu hususlarda bilgilendirilmesi gerekir. Bilgilendirmelerin ve gerekli uyarıların yapılmadığı durumlarda çalışanlar, temel hak ve özgürlüklerine keyfî bir müdahalede bulunulmayacağı hususunda makul bir beklenti içinde olacaklarından sözleşme şartlarını genellikle belirleyici konumda olan işverenler tarafından çalışanlara yönelecek bu tür müdahalelerin kabul görmesi söz konusu olmayacaktır.”[2]

Dolayısıyla işverenlerin keyfi ve sınırsız bir şekilde çalışanların özel hayat alanlarına ve haberleşme hürriyetlerine yönelik müdahalelerde bulunulması mümkün değildir. Fakat anayasal hak ve özgürlüklere, kanunlara, uluslararası sözleşmelere aykırı olmayacak şekilde işletmenin ticari gerekliliklerine ve disiplin anlayışına göre belirlenen kuralların açık bir şekilde yer aldığı düzenlemelerin bulunduğu ve bu düzenlemeler konusunda çalışanların önceden bilgilendirilip uyarıldığı durumlarda, kapsamı belirli şekilde çalışanların özellikle çalışma saatleri içinde birtakım haklarının kısıtlanması ve kuralların dışına çıkılmamaya zorlanması amacıyla tedbirler alınması makul görülmektedir. Çalışanlara bu çerçevede bir bilgilendirmenin ve uyarının yapılmadığı hallerde, hak ve özgürlüklerine bir müdahalede bulunulmayacağı hususunda çalışanların makul bir beklenti taşıyacaklarının kabul edilmesi ve söz konusu hak ve özgürlüklerin sağladığı güvencelerden yararlandırılması gerekmektedir.

Benzer şekilde bir başka AYM kararında da; e-posta hesabı üzerinden yapılan iletişimin denetlenebileceğine ve iletişim araçlarının kullanım koşullarına ilişkin olarak önceden tam ve açık bir bilgilendirme yapılmadığı hallerde temel hak ve özgürlüklerinin işyerinde de korunacağı yönünde çalışanın haklı beklenti içinde olacağı kabul edilmiştir. Bu beklentiyle çalışan kişinin kurumsal e-posta üzerinden kişisel yazışmalar yapabileceğinin de işveren tarafından öngörülebilecek bir durum olduğu vurgulanmıştır. Karara konu olay bakımından; işveren tarafından kurumsal e-posta hesabı üzerinden yapılan iletişimin izlenebileceği ve denetlenebileceği yönünde açık bir bilgilendirme yapılmadığı gözetilerek, çalışanın kendisi alenileştirmediği halde onun rızası alınmadan ve önceden bir bilgilendirme yapılmadan e-posta içeriklerine erişilmesi; ve tanık dinlenmesi, işyeri kayıtları ile yürütülen projelerin süreç ve sonuçlarının incelenmesi gibi daha hafif araçlara başvurmak mümkün iken e-posta içeriklerinin incelemesinin zorunlu ve gerekli görülmesinin sebebinin işveren tarafından ortaya konulmaması yönleriyle konunun derece mahkemeleri tarafından tartışılmadığı ifade edilmiştir. Aynı zamanda işverenin yaptığı müdahalenin kapsamının da tartışılması gerektiğine, çalışanın yazışma içeriklerine rızası olmadan erişim sağlandığı ve sınırlı bir denetim yapılmadan konu ile ilgili olup olmadığı belirsiz içeriklere de erişildiğine işaret edilmiştir. Böylece kurumsal e-posta hesabının denetlenmesi sonucunda elde edilen yazışmalara dayanılarak iş sözleşmesi feshedilen çalışanın, kişisel verilerin korunmasını isteme hakkı ve haberleşme hürriyetinin ihlal edildiği AYM tarafından kabul edilmiştir.[3]

Bahsi geçen kararda aynı zamanda işveren tarafından çalışanların e-posta yazışmalarının denetlenmesi hususunda dikkate alınması gereken ölçütler belirlenmiştir. Buna göre;

1. İşverenin çalışanın kullanımına sunduğu iletişim araçlarının ve iletişim içeriklerinin incelenmesinin haklı olduğunu gösteren meşru gerekçeleri olup olmadığı incelenmelidir.
2. İletişimin denetlenmesi ve kişisel verilerin işlenmesi süreci şeffaf bir şekilde gerçekleştirilmeli ve süreçle ilgili olarak çalışanlar işveren tarafından önceden bilgilendirilmelidir. Bu bilgilendirmenin -somut olayın özelliklerine uygun düştüğü ölçüde- en azından iletişimin denetlenmesi ile kişisel verilerin işlenmesinin hukuki dayanağı ve amaçları, denetlemenin ve veri işlemenin kapsamı, verilerin saklanacağı süre, veri sahibinin hakları, denetlemenin ve işlemenin sonuçları ile verilerin muhtemel yararlanıcıları hususlarını kapsaması gerekir. Ayrıca bildirimde iletişim araçlarının kullanımına ilişkin olarak işveren tarafından öngörülen sınırlamalara da yer verilmelidir.
3. Çalışanın kişisel verilerinin korunmasını isteme hakkına ve haberleşme hürriyetine işveren tarafından yapılan müdahale, ulaşılmak istenen amaç ile ilgili ve bu amacı gerçekleştirmeye elverişli olmalıdır. Ayrıca inceleme faaliyetiyle elde edilen verilerin işveren tarafından hedeflenen amaç doğrultusunda kullanılması gerekir.
4. Çalışanın iletişiminin içeriğine girilmesi yerine onun kişisel verilerine daha az müdahale eden yöntem ve tedbirlerin uygulanmasının mümkün olup olmadığı denetlenmelidir.
5. İşveren tarafından başvurucunun kişisel verilerinin korunmasını isteme hakkına ve haberleşme hürriyetine yönelik müdahalenin orantılı kabul edilebilmesi için ise iletişimin denetlenmesi ile işlenecek veya herhangi bir şekilde yararlanılacak veriler ulaşılmak istenen amaçla sınırlı olmalı, bu amacı aşacak şekilde sınırlama ya da müdahaleye izin verilmemelidir.
6. Ayrıca iletişimin incelenmesinin muhatabı olan çalışan üzerindeki etkisi ve çalışan bakımından sonuçları göz önünde tutularak tarafların çatışan menfaat ve haklarının adil bir biçimde dengelenip dengelenmediğine bakılması gerekmektedir.