ANONİM ŞİRKETLERDE ELEKTRONİK ORTAMDA GENEL KURUL YAPILMASI 8 Ocak 2024

Anonim ortaklıklarda genel kurul, oy hakkına sahip pay sahiplerinin veya temsilcilerinin iradelerini açıkladığı, ortaklığa ilişkin haklarını kullandığı ve bilgi aldığı yerdir. Genel kurul, belirli bir zaman ve yerde fiziki olarak veya elektronik ortamda toplanılarak yapılabilir. Elektronik genel kurul 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun (“TTK”) 1527.maddesinde ve 6362 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu’nun (“SerPK”) 30.maddesinde düzenlenmiştir. TTK madde 1527/5 uyarınca “Anonim şirketlerde genel kurullara elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme, fiziki katılmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğurur”.

1. ELEKTRONİK GENEL KURULUN KABULÜNÜN GEREKÇESİ

TTK’nın 1527.maddesinde kanun koyucu, e-genel kurulların getiriliş amacını gerekçede ifade etmiştir: “Pay senetleri borsada işlem gören anonim şirketler açısından, en büyük sorun yönetimsel anlamda yaşanan güç boşluğudur. Halk pay sahiplerinin genel kurullara katılımı yetersiz kalabilmektedir. Online genel kurullar, bu soruna önemli bir katkı sağlayacak ve halka açık anonim şirketlerin daha şeffaf bir şekilde yönetilmelerine hizmet edecektir.”

2. ELEKTRONİK GENEL KURUL MEVZUATI

Elektronik ortamda gerçekleştirilecek genel kurullara ilişkin ana esaslar Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik (“Yönetmelik”)’te düzenlenmiştir.

Yönetmelik, anonim şirket genel kurullarına elektronik ortamda katılmaya, öneride bulunmaya, görüş açıklamaya ve oy kullanmaya ilişkin usul ve esasları, genel kurullara elektronik ortamda katılmaya ve oy vermeye ilişkin esas sözleşme hükmünün örneğini, oyun hak sahibi veya temsilcisi tarafından kullanılmasının esaslarını, Elektronik Genel Kurul Sisteminin (“EGKS”) işleyiş esaslarını ve bu sistemin katılımcılarının yükümlülüklerini kapsar.

Yönetmelik’in 5.maddesinin birinci fıkrasında, genel kurula elektronik ortamda katılmaya ve oy vermeye ilişkin esas sözleşme hükmünün örneği yer almaktadır. Pay sahipleri ve temsilcilerinin elektronik ortamda genel kurul toplantısına katılma ve oy kullanmasına imkân tanıyacak şirketler, esas sözleşme hükmünde herhangi bir değişiklik yapmadan bu metni esas sözleşmelerine aktarmak zorundadır. Esas sözleşmelerinde belirtilen esas sözleşme hükmü bulunan şirketler, yapacakları her genel kurul toplantısında hak sahiplerinin ve temsilcilerinin genel kurula elektronik ortamda katılabilmelerini ve oy verebilmelerini sağlamak zorundadırlar.

Yönetmelik’in 5.maddesinde EGKS’yi uygulayacak şirketlerin esas sözleşmesinde yer alması gereken hüküm şu şekildedir:

“Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılım

Şirketin genel kurul toplantılarına katılma hakkı bulunan hak sahipleri bu toplantılara, Türk Ticaret Kanununun 1527 nci maddesi uyarınca elektronik ortamda da katılabilir. Şirket, Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik hükümleri uyarınca hak sahiplerinin genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılmalarına, görüş açıklamalarına, öneride bulunmalarına ve oy kullanmalarına imkan tanıyacak elektronik genel kurul sistemini kurabileceği gibi bu amaç için oluşturulmuş sistemlerden de hizmet satın alabilir. Yapılacak tüm genel kurul toplantılarında esas sözleşmenin bu hükmü uyarınca, kurulmuş olan sistem üzerinden hak sahiplerinin ve temsilcilerinin, anılan Yönetmelik hükümlerinde belirtilen haklarını kullanabilmesi sağlanır.”

3. GENEL KURULA İLİŞKİN BİLGİ VE BELGELERE ERİŞİMİN SAĞLANMASI

Yönetmelik’in 6.maddesi uyarınca EGKS’yi uygulayacak şirketlerin, genel kurul toplantılarına ilişkin TTK ve esas sözleşme uyarınca yapılması zorunlu olan çağrıları, genel kurul öncesi hak sahiplerinin incelemesine sunulması zorunlu olan belgeleri ve toplantı gündemine ilişkin belgeleri güvenli elektronik imzalı olarak TTK’da öngörülen süreler içinde EKGS’de hak sahiplerinin erişimine hazır bulundurması gerekmektedir.

4. GENEL KURULA ELEKTRONİK ORTAMDA KATILMA BİLDİRİMİ

Genel kurula elektronik ortamda şahsen veya temsilcileri aracılığıyla katılmak isteyen hak sahipleri bu tercihlerini EGKS’den bildirmek zorundadır. Hak sahibi yerine temsilcisinin katılacağı durumda temsilcinin kimlik bilgisinin EGKS’ye kaydedilmesi zorunludur. Hak sahibi temsilci tayin ederken temsilcisini genel olarak yetkilendirebileceği gibi her bir gündem maddesine ilişkin ayrı ayrı da yetkilendirebilir. Katılma haklarını temsilci olarak kullanan kişi, temsil edilenin talimatına uygun olarak oy kullanır. Hak sahibinin tercihini değiştirmesi mümkündür ve bu tercihini sistemden geri alabilir. Fakat elektronik ortamda katılma yönündeki bu talebini geriye almayan hak sahibi veya temsilcisi genel kurul toplantısına fiziken katılamaz.

5. ELEKTRONİK ORTAMDA GENEL KURUL TOPLANTISINA KATILIM

Genel kurula elektronik katılım, hak sahiplerinin veya temsilcilerinin güvenli elektronik imzaları ile EGKS’ye girmeleri ile gerçekleşir. Toplantıya elektronik ortamda katılmak isteyen hak sahipleri ve temsilcilerine ilişkin liste toplantı başlamadan önce EGKS’den alınır.

6. ELEKTRONİK ORTAMDA GÖRÜŞ İLETME VE OY VERME

Hak sahibi veya temsilcisi, elektronik ortamda katıldığı genel kurul toplantısında görüşlerini elektronik olarak iletir. Toplantı başkanının ilgili gündem maddesine ilişkin oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra, toplantıya elektronik ortamda katılanlar oylarını EGKS üzerinden kullanır. Her gündem maddesinin toplantı başkanının oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra ayrı ayrı oylanması gerekir. Hak sahibi veya temsilcisi ilgili gündem maddesine ilişkin verdiği oyu değiştiremez.

Oylama sonucu, sistem üzerinden toplantı başkanına iletilir. Toplantı başkanı bu sonucu ve varsa elektronik ortamda gönderilen muhalefet beyanını tutanağa işler.